6 pasos para redactar correctamente un correo electrónico

Seas empresario o estudiante, empleado o director, destinarás parte de tu tiempo a enviar y responder correos electrónicos. No obstante, a pesar de que hoy en día estemos familiarizados con ellos, todavía seguimos recibiendo correos electrónicos mal redactados, demasiado extensos o confusos.

Un correo mal redactado, o que no cuide su presentación, es innegable que trasmite una mala imagen y no es la mejor carta de presentación. Además, dificulta su entendimiento al receptor, disminuyendo la productividad del trabajo para ambos.

Por eso, hemos pensado que puede resultar interesante recoger los pasos que se deben seguir para escribir correctamente un correo electrónico. ¡Allá vamos!

1. El Asunto debe ser corto y conciso

El asunto debe reflejar el contenido del correo electrónico. Para ello, puedes emplear palabras clave que puedan facilitar la identificación del mismo a posteriori.

2. Piensa en el objetivo del mensaje

Piensa cuál es el objetivo del mensaje, que quieres conseguir con él. Esto influye en el tono del mensaje, el lenguaje que debes utilizar, la longitud y densidad de palabras o la manera de presentarlo. No es lo mismo un mensaje con objetivo comercial (que debe ser más sugerente y atractivo) que un mensaje a un compañero…

3. Cuida la presentación

Todo el mundo ha recibido el típico mensaje “tocho ” (y perdón por la expresión) que no hay por dónde cogerlo. Los mensajes con mucha información y mal estructurada requieren mucho esfuerzo cognitivo cognitivo para ser leídos y entendidos por parte del receptor. Hay que intentar ponérselo fácil a la persona que lo va a leer. Aquí os dejamos algunos consejos:

  • Utiliza las tabulaciones para ayudar al lector a saber que hay un salto de línea y que hay una nueva idea en el siguiente párrafo.

  • Utiliza listas para enumerar las opciones o conceptos que incluye el mensaje.

  • Emplea la negrita para resaltar lo más importante.

  • Incluye espacios en blanco para que el correo “respire” y de esta manera dejar que “respire” el cerebro del lector.

  • Utiliza una tipografía de tipo de sans serif para favorecer la legibilidad del texto.

4. Cuida el lenguaje

Una vez más debemos ponernos en el lugar del receptor del correo para saber si va a comprender el lenguaje que estamos empleando. Si el correo contiene mucho lenguaje técnico deberíamos asegurarnos de que el receptor va a comprender de qué le estamos hablando. Si no es así deberíamos hacer el esfuerzo de traducir ese lenguaje a palabras más llanas.

Por otra parte, debemos tener en cuenta el tono del mensaje para emplear palabras más formales o coloquiales, no es lo mismo escribir a un posible cliente para cerrar un acuerdo que a un familiar.

5. Menos es más

Hay empresas o personas que reciben muchos correos al día, por eso es necesario que no te explayes demasiado y simplifiques la información. Debes ser lo más claro y conciso posible, ir directamente a aquello que quieres comunicarle al receptor. El cuerpo, por lo general, no debería superar los 3 párrafos.

6. Revisa el correo antes de mandarlo

Puede parecer una obviedad, pero muchas veces nos saltamos este paso que puede resultar el más importante. Hay que evitar, o mejor dicho suprimir por completo, errores tanto en el contenido como a nivel gramatical y ortográfico, ya que por el contrario, se trasmitirá una imagen negativa al receptor.

En definitiva, hay que hacer el esfuerzo de pensar en la persona que va a recibir tu correo y en el mensaje que quieres transmitirle. Este esfuerzo (que en realidad no es tanto) redundará en un aumento de la productividad para ambos, ya que:

  • El receptor va a leer y entender más rápido y fácil el mensaje.

  • El emisor no va a recibir tantas llamadas o un segundo correo para aclarar el primero.

Con un poco de esfuerzo, se puede mejorar en gran medida la comunicación.

6 pasos para redactar correctamente un correo electrónico

Seas empresario o estudiante, empleado o director, destinarás parte de tu tiempo a enviar y responder correos electrónicos. No obstante, a pesar de que hoy en día estemos familiarizados con ellos, todavía seguimos recibiendo correos electrónicos mal redactados, demasiado extensos o confusos.

Un correo mal redactado, o que no cuide su presentación, es innegable que trasmite una mala imagen y no es la mejor carta de presentación. Además, dificulta su entendimiento al receptor, disminuyendo la productividad del trabajo para ambos.

Por eso, hemos pensado que puede resultar interesante recoger los pasos que se deben seguir para escribir correctamente un correo electrónico. ¡Allá vamos!

1. El Asunto debe ser corto y conciso

El asunto debe reflejar el contenido del correo electrónico. Para ello, puedes emplear palabras clave que puedan facilitar la identificación del mismo a posteriori.

2. Piensa en el objetivo del mensaje

Piensa cuál es el objetivo del mensaje, que quieres conseguir con él. Esto influye en el tono del mensaje, el lenguaje que debes utilizar, la longitud y densidad de palabras o la manera de presentarlo. No es lo mismo un mensaje con objetivo comercial (que debe ser más sugerente y atractivo) que un mensaje a un compañero…

3. Cuida la presentación

Todo el mundo ha recibido el típico mensaje “tocho ” (y perdón por la expresión) que no hay por dónde cogerlo. Los mensajes con mucha información y mal estructurada requieren mucho esfuerzo cognitivo cognitivo para ser leídos y entendidos por parte del receptor. Hay que intentar ponérselo fácil a la persona que lo va a leer. Aquí os dejamos algunos consejos:

  • Utiliza las tabulaciones para ayudar al lector a saber que hay un salto de línea y que hay una nueva idea en el siguiente párrafo.

  • Utiliza listas para enumerar las opciones o conceptos que incluye el mensaje.

  • Emplea la negrita para resaltar lo más importante.

  • Incluye espacios en blanco para que el correo “respire” y de esta manera dejar que “respire” el cerebro del lector.

  • Utiliza una tipografía de tipo de sans serif para favorecer la legibilidad del texto.

4. Cuida el lenguaje

Una vez más debemos ponernos en el lugar del receptor del correo para saber si va a comprender el lenguaje que estamos empleando. Si el correo contiene mucho lenguaje técnico deberíamos asegurarnos de que el receptor va a comprender de qué le estamos hablando. Si no es así deberíamos hacer el esfuerzo de traducir ese lenguaje a palabras más llanas.

Por otra parte, debemos tener en cuenta el tono del mensaje para emplear palabras más formales o coloquiales, no es lo mismo escribir a un posible cliente para cerrar un acuerdo que a un familiar.

5. Menos es más

Hay empresas o personas que reciben muchos correos al día, por eso es necesario que no te explayes demasiado y simplifiques la información. Debes ser lo más claro y conciso posible, ir directamente a aquello que quieres comunicarle al receptor. El cuerpo, por lo general, no debería superar los 3 párrafos.

6. Revisa el correo antes de mandarlo

Puede parecer una obviedad, pero muchas veces nos saltamos este paso que puede resultar el más importante. Hay que evitar, o mejor dicho suprimir por completo, errores tanto en el contenido como a nivel gramatical y ortográfico, ya que por el contrario, se trasmitirá una imagen negativa al receptor.

En definitiva, hay que hacer el esfuerzo de pensar en la persona que va a recibir tu correo y en el mensaje que quieres transmitirle. Este esfuerzo (que en realidad no es tanto) redundará en un aumento de la productividad para ambos, ya que:

  • El receptor va a leer y entender más rápido y fácil el mensaje.

  • El emisor no va a recibir tantas llamadas o un segundo correo para aclarar el primero.

Con un poco de esfuerzo, se puede mejorar en gran medida la comunicación.